Basecamp ou comment gérer vos projets efficacement?
admin 11 décembre 2013Basecamp, mais qu’est-ce que c’est ? C’est un logiciel de gestion de projets en ligne adapté aux petites et moyennes structures, développé par la firme américaine 37 signals en 2004. Il ne nécessite aucune installation. Son but est de favoriser l’organisation et la communication entre les clients et les intervenants (élément vital pour mener un projet à bien sans accrocs). Il s’appuie pour ce faire sur une interface simple et intuitive, avec des rubriques bien pensées. Le site suit le principe suivant : une page par projet, et des sous sections regroupant toutes les informations relatives à ce dernier.
Pour chaque projet, il est possible, via les « to do » listes (les listes « à faire »), d’organiser les étapes de sa réalisation. On peut activer les options « fait » ou « à faire » à coté de chaque étape ce qui apporte une visibilité et qui vous permet, ainsi qu’à vos clients, de savoir où vous en êtes. Un calendrier spécifiant le programme des semaines à venir est aussi présent à l’écran. Les tâches non accomplies sont trés visibles (en caractères rouges), et vous pouvez même configurer un système d’envoi de mails en guise de « pense-bête» pour celles qui sont en retard. Ce qui est pratique c’est qu’ il est aussi possible d’affecter une tâche à un intervenant spécifique. Un autre gros point positif est le fait que vous pouvez faire apparaitre clairement le temps passé sur chaque étape de votre projet, et ainsi facturer sereinement, et en toute transparence vos prestations à vos clients
La messagerie de Basecamp, est sans doute la fonctionnalité la plus importante. Elle regroupe sur une même page, toutes les informations échangées sur un projet. Evitez de vous noyez à chaque recherche de mails. Grâce à Basecamp, recherchez simplement vos fichiers par genre, date ou utilisateur (entrez le nom du client, pour voir tous les mails qu’il vous a envoyé, ou ses observations sur le projet). Le gain de temps est considérable ! Et il est aussi possible d’ajouter des annotations, des pièces jointes, ou des descriptions à ces documents. Pourquoi alors ne pas y diffuser les comptes-rendus de vos réunions, discussions téléphoniques, ou toutes les remarques pouvant faire évoluer vos travaux ? Cela permet une plus grande transparence et favorise un meilleur échange, surtout avec la possibilité qu’ont vos clients d’y attacher leurs propres commentaires. Une autre astuce du logiciel est la diffusion de toutes les informations par flux RSS. Vous pouvez y abonner vos clients, qui recevront donc toutes les modifications, messages ou commentaires, en tant réel. Bref, Basecamp, c’est un vrai moyen de ne pas perdre pied dans le pilotage de son activité, mais le mieux, ça reste de l’essayer !
En gros, ce logiciel est comparable à la direction assistée de votre voiture. Il vous aide à conduire vos projets, mais vous restez le seul maître à bord ! C’est un web service qui permet de communiquer plus efficacement que les traditionnels emails : on connaît exactement, et à tout moment, l’état d’avancement des projets en cours. Il apporte une aide et une information précise quant aux délais et permet de suivre en quelques clics les coûts générés lors de leur réalisation. Les tarifs sont compris dans une fourchette allant de 24 dollars à 150 dollars par mois (donnant la posibilité de gérer 15 projets avec un espace de stockage de 3 GO jusqu’à un nombre illimité de projets et 30 GO d’espace de stockage). C’est l’un des bons plans disponible sur le net pour améliorer la communication avec ses clients, et gérer ses projets plus efficacement !
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